Onaangekondigd geannuleerd: lessen uit twee mislukte audits

← Terug naar blog

Leestijd: ~5 minuten

Een onverwacht begin

Het komt zelden voor, maar het gebeurt: je loopt een locatie binnen, verwacht een vlekkeloze audit — en krijgt in plaats daarvan alleen verbaasde blikken. Dat overkwam mij op een kille ochtend in Duitsland. We kwamen aan om 8:30 uur, klaar voor de openingsvergadering, maar de receptie en beveiliging hadden ons niet verwacht. Ze kenden onze contactpersoon wel — hij had de datum per e-mail bevestigd — maar hij werkte die dag op een andere locatie. De beveiliging belde paniekerig rond voordat ze aankondigden: "U wordt zo opgehaald."

Voorlopig verijdeld — maar nog steeds optimistisch.

De "zieke" QA-manager

Dertig minuten later kwam de productiemanager met het nieuws: de QA-manager was plotseling ziek geworden en "de audit kan niet doorgaan." We stelden hem gerust: "Geen probleem — we hebben audits gedaan zelfs als QA er even niet bij kon zijn," maar hij hield voet bij stuk. Geen QA, geen audit. Dus pakten we onze spullen en vertrokken — zonder de audit uit te voeren.

We vermoeden dat de waarheid simpeler was: iemand was de datum vergeten. Een eenvoudig telefoontje of e-mail vooraf had dit kunnen voorkomen, maar in plaats daarvan brachten we een halve dag door met wachten... voor niets.

Londen belt — en de audit is geannuleerd

Een tijd later, weer een verrassing — deze keer in het Verenigd Koninkrijk. Opnieuw wist de receptie van niets. Een QA-vertegenwoordiger kwam opdagen, zette ons in een vergaderruimte en zei: "Sorry, ik wist hier niets van." Ze bood wifi en koffie aan terwijl ze het uitzocht. Een uur later kwam de ontknoping:

De audit was geannuleerd — wegens projectproblemen. Het projectteam had besloten dat het niet langer nodig was. Het probleem was alleen... niemand had het iemand laten weten. Het team dacht dat de gastorganisatie ons zou informeren. De gastorganisatie dacht dat het projectteam dat zou doen. En overal: stilte.

De les? "Aannames zijn de moeder van alle blunders."

Wat ik leerde — en wat u ook kunt leren

Deze incidenten leerden me één ding heel duidelijk: controleer altijd opnieuw vóór de audit. Een simpele, ongedwongen check een week vooraf kan iedereen tijd en gedoe besparen. Het hoeft niet overdreven te zijn ("Staat het nog gepland?") — gewoon een vriendelijke nudge:

• "Moet ik veiligheidsschoenen meenemen?"
• "Is 8:30 uur nog steeds het tijdstip voor de openingsvergadering?"
• "Moet ik eerst een veiligheidstraining volgen?"

Deze kleine, praktische vragen bevestigen stilletjes de datum en scope, zonder dat het opdringerig overkomt.

Waarom dit belangrijk is

1. Professionaliteit wint vertrouwen. Je komt op tijd opdagen — en je controleert dubbel.
2. Het verheldert miscommunicatie voordat die schema's ontspoort.

Wees proactief, licht van toon en blijf voorbereid op mogelijke chaos — niet alleen om tijd te besparen, maar ook om uw reputatie te versterken als een ervaren auditor zonder verrassingen, die alles aankan wat de farmawereld op zijn pad gooit.