Supplier Audits
Culturele verschillen tijdens audits: verrassende lunch-lessen
Als farmaceutische auditors weten we dat culturele verschillen heel reëel zijn, en vaak opduiken wanneer we het het minst verwachten. Een les die ik leerde tijdens mijn jaren van auditen over de hele wereld? Soms komen de grootste verrassingen tijdens de lunchpauze.
Wanneer lunch niet op het menu staat
De meesten van ons zijn gewend aan het idee dat tijdens een audit de gastorganisatie de lunch verzorgt. Het is bijna een ongeschreven regel. Tijdens een audit in de Verenigde Staten gingen mijn team en ik dan ook van dezelfde aanname uit. Toen de lunchtijd naderde, dreef de geur van eten vanuit de naburige koffiehoek naar binnen. Toen de deur openging, konden we de maaltijd bijna proeven.
We stelden een lunchpauze van 45 minuten voor en de gastorganisatie ging akkoord — en verliet vervolgens de ruimte. Logischerwijs dachten we dat ze zouden terugkomen met dienbladen vol eten. Vijf minuten later: niets. Tien minuten later: nog steeds niets. Uiteindelijk gingen we zelf op onderzoek uit.
Toen leerden we de waarheid: FDA-inspecteurs mogen nooit door het bedrijf aangeboden lunches accepteren. Onze gastheren gingen ervan uit dat wij dezelfde regel zouden volgen. De oplossing? Ze gaven ons vriendelijk de weg naar nabijgelegen restaurants. Een nederige herinnering: aannames kunnen tot honger leiden!
Interessant genoeg was dit de enige keer dat dit gebeurde in de VS, ondanks meer dan 30 uitgevoerde audits daar. Je leert elke dag iets nieuws.
De Kentucky Fried-ervaring
In een ander land nam gastvrijheid een andere wending. Lunch werd wél verzorgd — KFC. Om 11 uur 's ochtends afgeleverd, stonden de boxen met gefrituurde kip en friet geduldig op een stoel achterin de vergaderruimte, en vulden de lucht met die onmiskenbare gefrituurde geur. Tegen 12:15 uur, toen we uiteindelijk pauzeerden voor lunch, was onze maaltijd op kamertemperatuur. We aten dankbaar, zoals we altijd doen, met respect voor de moeite van onze gastheren. Maar laten we zeggen: koude gefrituurde kip is niet helemaal dezelfde ervaring.
De Italiaanse marathon-lunch
En dan, wat ik beschouw als een echte audit-doodzonde. Tijdens een audit in Italië had de faciliteit geen eigen kantine, dus stelden ze een nabijgelegen restaurant voor. We vroegen om iets snels en simpels. "Nabijgelegen" bleek een rit van 40 minuten, en "snel" werd een driegangenmaaltijd van 2,5 uur, compleet met wijn (die we vriendelijk weigerden). Toen we terugkwamen, was de geplande audittijd bijna voorbij. Tot hun eer liet de auditee ons doorgaan tot 20:00 uur. Toch — een lange, wijnrijke lunch midden in een audit? Absoluut niet ideaal.
Belangrijkste lessen
- Ga nooit zomaar uit van iets rondom lunch tijdens audits. Culturele normen verschillen sterk, en wat in één land standaard is, kan in een ander land onbekend zijn.
- Flexibiliteit en respect brengen je ver. Of je nu koude KFC eet of je eigen lunchplek zoekt, aanpassen aan lokale gewoonten houdt de audit professioneel en positief.
Op zoek naar een ervaren auditor die elke situatie aankan?
Neem vandaag nog contact op om te bespreken hoe ik uw organisatie kan ondersteunen.
Neem contact op
