5 Redenen om uw leveranciersaudits uit te besteden

/ October 19, 2018

Het is oktober 2018 en veel mensen realiseren zich nu dat ze dit jaar hun Leveranciers Audit-programma niet meer halen.

Een van de oorzaken hiervan is dat de leveranciersauditors, die het bedrijf zelf in dienst heeft, deze taak als onderdeel van een andere baan hebben. Alleen grote farmaceutische bedrijven kunnen zich een aparte afdeling veroorloven. Zelfs zij hebben moeite om het programma te halen vanwege het grote aantal audits dat moet worden uitgevoerd.

De meest voor de hand liggende oplossing zou zijn om meer auditors aan te nemen in uw bedrijf, maar dit is een dure en inflexibele oplossing omdat het aantal audits in de loop van de jaren varieert.

Een meer economische en flexibele oplossing is om uw leveranciersaudits uit te besteden aan een professionele auditor.

Wij hebben de 5 belangrijkste redenen om uit te besteden op een rijtje gezet.

Het is goedkoper:
Hoewel de vergoeding die een professionele auditor in rekening brengt voor het uitvoeren van een audit veel geld lijkt, is deze in feite goedkoper dan wanneer een van uw eigen auditors de audit uitvoert.Waarom: het uitvoeren van een audit kost veel meer tijd en moeite dan de werkzaamheden bij de leverancier. Er is immers sprake van een gedegen voorbereiding, inclusief het maken van een agenda, het opzoeken en bekijken van eerdere auditresultaten, afwijkingen, klachten, enzovoort.

Dan is er de reis van en naar de auditlocatie. En na de audit is er de rapportage van de audit, de beoordeling van de respons en CAPA’s, follow-up, enz. Tijdens deze werkzaamheden doen uw mensen niet hun andere werk en kan een achterstand ontstaan die stress veroorzaakt.

Het is sneller:
Professionele auditors zijn in staat om werkzaamheden, die verband houden met een audit, veel sneller uit te voeren dan mensen die audits uitvoeren als onderdeel van een andere baan. Dit is gerelateerd aan de ervaring en frequentie waarmee ze audits uitvoeren.Waarom: Wij voeren 45 á 50 leveranciersaudits per jaar uit, per auditor. De routine bij het beoordelen van de documenten, het maken van de agenda’s en vooral het schrijven van het rapport, zorgt voor kortere tijdslijnen voor uw audits. Omdat we zoveel audits uitvoeren, is het in het belang van iedereen om het rapport onmiddellijk te schrijven om zo vergissingen te voorkomen.

Wij hebben klanten die binnen 3 werkdagen om het rapport vragen en we leveren altijd op tijd. We hebben nooit meer dan 5 werkdagen nodig om het rapport te schrijven. Dit betekent dat uw leverancier binnen een week na de audit het rapport in huis heeft. Uw leverancier begrijpt dan dat hij serieus wordt genomen en dat er door u wordt geïnvesteerd in de relatie. Deze leveranciers zullen eerder snelle en gedetailleerde respons en CAPA-plan afleveren.

Het is flexibeler:
Het grote voordeel van het gebruik van professionele auditors is de flexibiliteit die ze bieden.Waarom: Als er meer audits nodig zijn, kunt u dit gemakkelijk aanpassen zonder het risico te nemen dat u later, wanneer er minder audits nodig zijn, toezeggingen hebt gedaan of personeel hebt aangenomen dat u niet meer kunt gebruiken. Deze flexibele aanpak zorgt ervoor dat u precies de middelen krijgt die u nodig heeft, op het moment dat u ze nodig hebt.

Het is consistenter:
Aangezien de meeste leveranciersauditors binnen bedrijven audits uitvoeren als onderdeel van hun normale baan en dus ook veel ander werk te doen hebben, kan de tijd die ze hebben om de audit uit te voeren en het rapport te schrijven, verschillen door de andere verplichtingen die ze hebben.Een auditor met weinig tijd schrijft waarschijnlijk een kort, algemeen rapport. Ook varieert de kwaliteit van de auditors op basis van ervaring en achtergrond. Het uitvoeren van 6-8 audits per jaar houdt iemand getraind, maar een routine ontwikkelt zich niet.

Waarom: Professionele leveranciersauditors zijn getraind in het leveren van precies het detailniveau en de consistentie die u verwacht. Deze auditors hebben de tijd en dus ook de aandacht om dit volgens uw wensen te leveren.

We bedienen klanten die zeer gedetailleerde rapporten nodig hebben (die lezen alsof ze erbij zijn geweest) en we leveren precies wat ze verwachten.

Het is objectiever:
Omdat onze auditors een carrière hebben doorlopen in reguliere farmaceutische bedrijven, hebben we ervaring met de druk die vanuit een organisatie kan worden ervaren om een ‘gunstige’ audituitkomst te verkrijgen.Er is druk van bijvoorbeeld de afdeling inkoop, aangezien de nieuwe leverancier aanzienlijke besparingen zal opleveren. Ook is er bijvoorbeeld druk van de productieafdeling, omdat je niets kunt produceren wanneer bepaalde onderdelen ontbreken. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de druk van kwaliteitsafdeling, omdat een slecht auditresultaat veel werk oplevert door bijvoorbeeld risk assessments, escalaties, vergaderingen, enz.

Soms creëert een auditor deze hoeveelheid werk voor zichzelf. Het is verleidelijk om wat soepeler te zijn voor de leverancier, omdat de auditor al vol werk zit.

Waarom: Professionele auditors hebben deze problemen niet. Omdat er geen werkrelatie bestaat tussen de auditor en deze afdelingen, is er geen druk.

Professionele auditors observeren wat ze tegenkomen tijdens een audit en rapporteren dat. Het is aan het bedrijf om te beslissen wat de gevolgen zijn en om interne acties te ondernemen. Dit betekent niet dat we geen aanbevelingen kunnen doen; wij zijn echter geen beslissers.

Er zijn dus veel argumenten om uw leveranciersaudits uit te besteden aan professionele auditors. Toch kunnen bedrijven zich bezwaard voelen om een ‘vreemde’ naar een leverancier te sturen.

Onze auditors zijn echter getraind om zich als vertegenwoordigers van onze klanten te gedragen en handelen altijd in het beste belang van de klant. Voor belangrijke leveranciers is het altijd een optie om een medewerker van uw bedrijf, samen met een professionele auditor te sturen. Op deze manier zorgt het bedrijf ervoor dat het wordt vertegenwoordigd door eigen personeel terwijl het werk nog steeds gedaan wordt door een professionele auditor.

Wilt u ook uw leveranciers audit programma goedkoper, sneller, flexibeler, consistenter en objectiever? Neem dan contact met ons op en vraag ons hoe wij uw leveranciers audit programma kunnen optimaliseren.